[FileMaker 19] #2 Tạo vùng chứa dữ liệu trong FileMaker
<Đây là chuỗi Blog dành cho những bạn mới bắt đầu chạm vào FileMaker>
Bài số 2: Tạo vùng chứa dữ liệu trong FileMaker Pro
Ở bài số 1, mình đã giới thiệu tổng quan về nền tảng FileMaker, các sản phẩm liên quan và các chức năng của FileMaker Pro.
Xem bài số 1 tại đây
Với bài số 2, mình sẽ giới thiệu chức năng tạo ra vùng chứa dữ liệu trong FileMaker Pro. Ngoài ra "tính năng chỉ định tệp để mở khi khởi động" đã được thêm vào FileMaker Pro 19 sẽ được giới thiệu ở cuối bài viết.
Để làm việc với cơ sở dữ liệu và các công cụ trong FileMaker Pro, việc đầu tiên chúng ta cần phải làm đó là tạo ra các vùng chứa dữ liệu. Hay nói đơn giản hơn, với FileMaker Pro, thì việc tạo ra vùng chứa dữ liệu được thực hiện thông qua 3 mục như sau:
・FileMaker File (tệp FileMaker)
・Table (bảng)
・Field (trường)
-----------------------------------------------------------------
1. Tạo tệp FileMaker
Một tệp FileMaker được tạo ra sẽ
có phần mở rộng là ".fmp12"
Để tạo 1 tệp FileMaker thì chọn
File > Create News...
Cửa sổ tạo file mới được hiển thị, nếu bạn muốn tạo tệp từ đầu, hãy chọn Blank và nhấn vào nút Create ở phía dưới bên phải.
Sau đó hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện, bạn hãy nhập tên file, chọn vị trí lưu và nhấn vào nút Save để lưu file.
Tệp FileMaker vừa tạo được lưu ở vị trí đã chỉ định và cửa sổ Database Management (cửa sổ quản lý cơ sở dữ liệu) được hiển thị.
2. Tạo table trong FileMaker Pro
Khi một tệp ".fmp12" được tạo, những thứ dưới đây cũng sẽ được tạo tự động.
・1 bảng trùng tên với tên tệp
・1 bảng ảo (TO-table occurrence) trùng tên với tên tệp
・1 Layout trùng tên với tên tệp
・1 tài khoản với quyền truy cập Full Access
Bảng trong FileMaker Pro cũng giống như 1 Sheet (trang tính) trong Excel.
Cũng giống như việc bạn nhập dữ liệu vào các sheet 1, sheet 2, sheet 3 tồn tại trong trong 1 file ".xlsx", thì ở FileMaker, bạn cũng cũng có thể nhập dữ liệu vào "bảng trùng tên với tên tệp" tồn tai trong file ".fmp12".
Để thêm bảng, chọn File > Manage > Database...
Chọn tab Table
Nhập tên bảng mà bạn muốn tạo, rồi nhấn vào nút Create
Sau đó nhấn vào nút OK để hoàn tất việc bạo bảng.
※Bạn có thể xóa bảng được tạo tự động khi tạo tệp nếu không cần thiết. Chọn bảng và nhấn vào Delete.
Khi bạn xóa một bảng, sự xuất hiện của TO được hiển thị dưới dạng <Table Missing> trên tab Relationship, vì vậy hãy xóa nó.
3. Tạo field trong FileMaker Pro
Về cơ bản, trường trong FileMaker giống như cột trong Excel.
Cũng như cách tạo bảng, thì việc tạo trường cũng thông qua cửa sổ Manage Database, nên đầu tiên chọn File > Manage > Database...để mở màn hình quản lý cơ sở dữ liệu. Sau đó chọn tab Field.
Lúc này, hãy chú ý đến vùng được đóng khung màu đỏ trong hình bên dưới đây [Table: New test ▼ 0 fields], điều này có nghĩa là bạn đang cố gắng thêm một trường vào bảng "New test".
Giải sử nếu bạn muốn thêm trường "số điện thoại" vào bảng "sổ địa chỉ" nhưng lại vô tình thêm trường đó vào bảng "Lịch sử liên hệ", điều đó chẳng có ý nghĩa gì cả, vì vậy hãy kiểm tra kỹ tại bước này.
Việc thêm trường vào bảng có thể được thêm theo cách giống như cách thêm bảng vào tệp, nhưng nó khác với bảng ở chỗ, cần phải chỉ định thêm kiểu dữ liệu (type) cho trường.
Trường có 8 loại type như sau
・Text
・Number
・Date
・Time
・Timestamp
・Container
・Calculation
・Summary
Hãy chú ý chọn một type phù hợp nhất với nội dung của trường bạn muốn tạo.
Trong nhiều trường hợp dữ liệu có thể bị mất, hoặc gây ra sự cố nào đó, nên hãy tham khảo nội dung về type ở đây và đặt đúng type của trường mà bạn muốn tạo.
Sau khi điền tên field và chỉ định xong type, nhấp vào OK để thực sự tạo field.
Bây giờ bạn đã hoàn thành việc tạo ra vùng để nhập dữ liệu trong FileMaker.
4. Tính năng chỉ định tệp để mở khi khởi động FileMaker Pro
Nếu đang sử dụng FileMaker Pro version 19, bạn có thể chỉ định tệp để mở khi khởi động bằng cài đặt đơn giản trong Preferences...
Chọn Edit > Preferences...
Sau đó nhấn vào Browse để chỉ đinh file muốn mở, và click vào OK để hoàn tất quá trình cài đặt.
Nhận xét
Đăng nhận xét